Na era da tecnologia, é muito comum a necessidade de agilidade para realizar processos. Isso também inclui a validação de documentos. Para empresas que buscam agilidade e segurança, as assinaturas digitais podem ser uma ferramenta importante.

Neste artigo, vamos explicar que é assinatura digital e qual a diferença para a assinatura eletrônica, o que é o certificado digital, o que a assinatura digital deve ter, como fazê-la e quais seus principais benefícios. Leia e conheça melhor essa ferramenta.

O que é assinatura digital e qual a diferença para a assinatura eletrônica?

Apesar de serem usadas como sinônimos, as assinaturas digitais e eletrônicas são coisas diferentes. A assinatura eletrônica é um termo amplo, que abrange todos os tipos de assinaturas feitas usando um meio eletrônico, por exemplo a autenticação via selfie, biometria facial, login e senha, entre outros. Já a assinatura digital é a que utiliza um ponto de autenticação específico: o certificado digital.

Assim, podemos dizer que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.

O que é o certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que contém dados de pessoas físicas e jurídicas como nome, CPF, CNPJ, nome de usuário e outras informações, além de duas chaves criptográficas que garantem a autenticidade da assinatura. Ele deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) vinculada ao ICP Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas, uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e de empresas.

Como digitalizar a assinatura de verdade?

Quando se fala em digitalizar a assinatura, muitas pessoas pensam em escanear documentos assinados, porém esse processo não possui valor legal. O que realmente vale é a assinatura digital, feita em uma plataforma de assinatura eletrônica.

A Lei nº 14.063/2020 e a MP 2.200-2 regulamentam o uso de assinaturas eletrônicas. São elas que garantem a validade jurídica do recurso.

O que a assinatura digital deve garantir?

A assinatura digital precisa oferecer aos usuários as seguintes garantias:

Autenticidade

Quem assina tem sua identidade confirmada/validada.

Integridade do documento

Garante que o conteúdo não foi alterado, falsificado ou fraudado a partir do momento que foi assinado.

Não repúdio

Prova para todas as partes envolvidas a origem do conteúdo assinado.

Reconhecimento de firma

Documentos que recebem carimbo de data e hora por um servidor seguro podem ter validade de um reconhecimento de firma.

Como fazer uma assinatura digital?

A forma mais comum de fazer assinatura digital é utilizando um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Confira o passo a passo que é usado frequentemente nas plataformas:

Cadastro

O usuário deve fazer seu login no sistema.

Upload e envio

Depois, deve realizar o upload dos documentos a serem assinados na plataforma e enviá-los aos destinatários.

Assinatura

O destinatário receberá um e-mail para realizar a assinatura. Após abrir o documento, ele deverá seguir as orientações da plataforma para assinar e concluir o procedimento.

Armazenamento

Com tudo assinado, basta armazenar os documentos com segurança.

Quais são as principais vantagens da assinatura digital?

Existem diversas vantagens em aderir à assinatura digital. Conheça algumas delas:

Menos burocracia e mais agilidade.

Diminui a burocracia do envio e da coleta de documentos e ajuda na otimização do tempo, pois os signatários precisam de poucos minutos para assinar os documentos.

Segurança

Garante maior segurança nas transações.

Mais sustentável e barato

Reduz o uso de papel e, consequentemente, diminui os custos com material de escritório, impressão e frete.

Praticidade e produtividade

Permite a assinatura de documentos digitais a distância, com praticidade e segurança. Consequentemente, também aumenta a produtividade, pois os profissionais executam tarefas dependentes de assinaturas em poucos minutos.

Neste artigo, explicamos que é assinatura digital e qual a diferença para a assinatura eletrônica, o que é o certificado digital, o que a assinatura digital deve ter, como digitalizar a assinatura e quais seus principais benefícios.

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