Reduza gargalos administrativos com o Business Process Outsourcing de documentos

O Business Process Outsourcing (BPO) de documentos é o modelo em que uma empresa especializada assume a execução completa dos processos documentais. Na prática, ela oferece metodologia e tecnologia que levariam anos para ser construídas internamente pela empresa contratante.

Neste artigo, você vai entender o que é o BPO, como ele funciona e qual a diferença dele para a terceirização comum. Também vamos deixar dicas para escolher uma empresa e destacar os principais benefícios. Leia e saiba mais.

O que é Business Process Outsourcing (BPO)?

O Business Process Outsourcing, mais conhecido como BPO, envolve empresas voltadas à terceirização de serviços, que realizam atividades originalmente executadas pela própria contratante.

O BPO assume a responsabilidade por executar e gerenciar esses processos em nome da empresa, o que permite que ela concentre seus esforços em outras atividades. Na prática, portanto, o Business Process Outsourcing funciona como uma estratégia que ajuda as empresas a direcionar seus recursos para as atividades centrais do negócio.

Qual a diferença entre BPO e terceirização comum?

A terceirização comum, na maioria das vezes, é apenas terceirização de mão de obra. Já no BPO, a empresa contratada precisa avaliar a fundo os processos da organização cliente, de forma a desenvolver novos modelos de trabalho e definir metas e ações estratégicas. Apesar de parecidos, portanto, o funcionamento desses dois modelos é bem diferente na prática. A seguir, entenda cada um deles em detalhe.

Terceirização. Refere-se ao ato de delegar atividades ou processos específicos a terceiros, sem necessariamente envolver especialização na área em questão. Na maioria das vezes, envolve tarefas mais simples e operacionais, com menos complexidade e menor valor estratégico para a empresa.

Business Process Outsourcing (BPO). Envolve a terceirização de processos de negócios específicos para fornecedores especializados. Costuma envolver processos mais complexos, muitas vezes ligados a funções críticas que agregam valor ao negócio.

Como funciona esse processo na prática?

O Business Process Outsourcing visa executar processos secundários que são importantes para a organização. A seguir, conheça as etapas centrais desse processo.

Identificação. A empresa identifica os processos que podem ser terceirizados sem comprometer suas operações centrais.

Seleção do fornecedor de BPO. A empresa escolhe um provedor de serviços especializado nas áreas identificadas.

Contrato e acordo de serviços. Ambas as partes elaboram um contrato detalhado que define claramente as responsabilidades, os prazos, as métricas de desempenho e os custos.

Implementação. A transição de responsabilidades acontece de modo a garantir uma mudança eficiente, sem interromper a rotina da empresa.

Operação. O provedor de BPO assume a operação diária dos processos designados.

Monitoramento. É preciso, então, acompanhar de perto o desempenho do provedor de BPO ao longo de todo o contrato.

Encerramento ou renovação. Ao final do contrato, ou em períodos predefinidos, a empresa pode optar por renovar, encerrar ou ajustar os termos.

Como escolher uma empresa de Business Process Outsourcing?

A escolha da empresa de BPO certa é fundamental para o sucesso da terceirização de processos de negócios. A seguir, confira algumas dicas que podem ajudar nesse momento.

Entenda o que a empresa precisa. Antes de procurar um provedor de BPO, é preciso saber claramente quais processos serão terceirizados. Um bom ponto de partida é revisar como está a gestão documental da empresa hoje, já que isso ajuda a identificar exatamente onde estão os gargalos.

Avaliação e referências. Verifique a experiência do provedor em lidar com processos semelhantes aos seus. Pesquise a reputação e analise avaliações, depoimentos e referências.

Conformidade. Certifique-se de que o provedor de BPO atenda a padrões de qualidade e segurança. Avalie a infraestrutura tecnológica e investigue se ele possui sistemas robustos, como recursos de inteligência artificial aplicados à gestão de documentos, que agilizam a busca e a organização do acervo.

Transparência. Analise cuidadosamente os termos contratuais propostos pelo provedor de BPO antes de assinar qualquer contrato.

Esses mesmos critérios, aliás, valem para outras decisões de terceirização documental, como mostramos em nosso guia para escolher a melhor empresa de digitalização de documentos.

Quais são os principais benefícios dessa estratégia?

Adotar a terceirização de processos operacionais traz ganhos que vão além da economia. Quando bem planejada e apoiada em boas parcerias, essa prática contribui para uma gestão mais estratégica, enxuta e eficiente.

Redução de custos operacionais. O BPO reduz gastos com contratação, treinamento, encargos trabalhistas, licenças de software e estrutura física.

Melhoria na qualidade dos processos. Com equipes treinadas e acompanhamento contínuo, a qualidade dos resultados tende a subir.

Conformidade e segurança. Empresas especializadas ajudam a garantir mais segurança jurídica e redução de riscos para a contratante.

Segundo a Abrapsa (Associação Brasileira de Provedores de Serviço de Apoio Administrativo), o setor de BPO cresceu 149% em geração de empregos entre 2010 e 2021 no Brasil, 11 vezes mais rápido que a economia em geral. Esse crescimento reforça, portanto, que o modelo deixou de ser uma tendência pontual para se tornar uma prática consolidada entre empresas de diversos portes.

O Business Process Outsourcing é, assim, a solução ideal para empresas que buscam agilidade e segurança jurídica ao mesmo tempo. Antes de fechar contrato com qualquer parceiro de BPO, vale conhecer mais sobre a solução de BPO de documentos da Doc Security e o tipo de caminho que percorremos com nossos clientes, combinando digitalização, automação de processos e conformidade com a LGPD para entregar resultados que vão além da simples organização de arquivos.