A inteligência artificial tem mudado a forma de trabalho em diversas áreas. Com a gestão de documentos não foi diferente. A maneira de lidar com os arquivos está em alteração e processos que eram complexos, estão tornando-se mais ágeis. Porém, para que essa novidade seja eficaz, é preciso entender como implementá-la.

 

Neste artigo, vamos entender melhor como funciona o uso da inteligência artificial na gestão de documentos. Explicaremos o que é a IA, como ela funciona no nosso dia a dia, falaremos sobre os tipos de IA existentes, abordaremos o uso desta tecnologia na gestão documental e os benefícios que ela traz. Continue a leitura para saber mais!

O que é Inteligência Artificial?

Quando se fala em Inteligência Artificial, trata-se de um conjunto de tecnologias que permite a computadores realizarem funções avançadas, como entender idiomas e analisar dados. A IA é baseada em machine learning e aprendizado profundo, que são utilizados para análise de dados e categorização de objetos.

 

Esse tipo de tecnologia funciona por meio do processamento de dados. Dessa forma, os sistemas aprendem e se aprimoram com a exposição a grandes volumes de dados. Esse processo envolve algoritmos que orientam a análise e tomada de decisões. Ele também utiliza redes neurais artificiais, imitando a função do cérebro humano. À medida que os sistemas aprendem e se adaptam, tornam-se mais competentes em tarefas específicas.

Como a Inteligência Artificial funciona no nosso dia a dia?

Em muitas atividades simples do dia a dia, a IA já se mostra presente, mesmo que muitas pessoas não percebam. Ao realizar uma simples pesquisa no Google, o primeiro resultado que aparece é resultado de um trabalho de inteligência artificial.

 

Outro caso no qual a IA já é aplicada são as empresas que utilizam dessa tecnologia para auxiliar no recrutamento, cruzando dados para identificar quais dos inscritos têm os perfis com mais chances de crescerem na empresa.

 

Da mesma forma, existem instituições que utilizam dessa novidade tecnológica para melhorar a organização, adotando a IA como uma estratégia para otimizar a gestão documental, utilizando dela para analisar grandes volumes de documentos, identificando padrões, extraindo insights e agilizando a operação de negócios.

Quais são os principais tipos de inteligência artificial?

Existem diversas maneiras de classificar a IA. Uma classificação comum envolve quatro estágios. Entenda:

Máquinas reativas

O primeiro estágio se resume a regras pré-programadas.

Memória limitada

O segundo estágio é característico das IAs modernas, que utilizam dados para melhorar seu desempenho ao longo do tempo.

Teoria da mente

O terceiro estágio refere-se a IAs que buscam imitar a mente humana.

Autoconhecimento

O último estágio trata de uma IA consciente de sua própria existência.

A IA na gestão de documentos

O avanço da Inteligência Artificial (IA) está reformulando diversos setores de diversos tipos de empresas. Não foi diferente com a gestão de documentos. Implementar essa tecnologia pode ajudar a moldar um ambiente de trabalho mais dinâmico e ágil, com inovação e crescimento sustentável. Ela pode promover maior precisão nas auditorias, rastreabilidade completa de documentos e segurança reforçada, minimizando problemas. Um estudo do Gartner prevê que, até 2027, 75% das empresas de grande porte em todo o mundo, incluindo o Brasil, vão utilizar IA para melhorar a gestão de documentos e informações.

 

A gestão documental exige ferramentas que categorizem, interpretem e recuperem dados de forma eficiente. Como a IA permite que sistemas  identifiquem padrões, ela ajuda as empresas para que a classificação de um grande volume de documentos seja feita em tempo real.

 

Um dos desafios da gestão documental é encontrar uma informação em meio a muitos dados. O uso da inteligência artificial pode ajudar na otimização deste processo.

 

Vale citar que o uso de quaisquer tipos de ferramentas acontecem em conjunto com a segurança da informação, garantindo que os dados estejam seguros contra ameaças. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe rigorosos requisitos para garantir o direito à privacidade e controlar o uso de dados pessoais.

 

Quais os benefícios da IA na gestão de documentos?

A gestão documental pode ajudar em muitos processos da empresa e junto da implementação da IA, oferece muitas vantagens, como os seguintes:

 

• Automação de processos;
• Extração de dados;
• Análise de compliance;
• Gestão de documentos jurídicos;
• Digitalização e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).

Neste artigo, entendemos melhor como funciona o uso da inteligência artificial na gestão de documentos. Explicamos o que é a IA, como ela funciona no nosso dia a dia, falamos sobre os tipos de IA existentes, abordamos o uso desta tecnologia na gestão documental e os benefícios que ela traz.

 

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