O BPMS (Business Process Management System) consiste em uma tecnologia que visa organizar, automatizar e controlar processos empresariais. Ela é uma plataforma com potencial para modernizar a operação corporativa, por conseguir eliminar os gargalos e proporcionar maior eficiência para as equipes.

Neste artigo abordaremos o funcionamento dessa ferramenta e quais as vantagens ela pode trazer para organizações públicas e privadas. Para entender melhor sobre o BPMS, continue com a leitura e acompanhe os seguintes tópicos:

 

• o que é BPMS e como ele funciona na prática;
• qual a diferença entre BPM e BPMS;
• para que serve um BPMS nas empresas;
• quais são as principais funções de um BPMS;
• quais são as vantagens e benefícios do BPMS;
• entenda como a Doc Securtiy trabalha a implantação de BPMS.

• O que é BPMS e como ele funciona na prática?

O BPMS é um sistema de gestão que modela, executa, monitora e otimiza os fluxos operacionais de uma organização. Para isso, ele utiliza recursos como o BPMN (Business Process Model and Notation), que viabiliza a visualização e a simulação de processos antes mesmo de sua implementação definitiva.

Na prática, a ferramenta opera em um ciclo contínuo: desde o planejamento e a execução de tarefas sob regras pré-definidas, até o monitoramento de métricas em tempo real, fornecendo subsídios para decisões baseadas em dados.

Já para um melhor aproveitamento da ferramenta, é comum que as empresas a integrem aos seus ERPs e CRMs para haver um fluxo ainda mais preciso de informações e processos.

Qual a diferença entre BPM e BPMS?

É comum haver confusão entre os dois termos; no entanto, é muito importante compreender a diferença entre eles. Desse modo, o BPM é uma metodologia de gestão de processos, que tem foco na identificação, na análise e na melhoria das práticas organizacionais de forma contínua.

Enquanto isso, o BPMS é a plataforma tecnológica que operacionaliza o BPM, por contar com os recursos necessários para viabilizar a automação dos processos. 

Portanto, é possível concluir que ambos se complementam. Afinal, o BPM oferece a estratégia conceitual e o BPMS, por sua vez, é responsável por entregar a infraestrutura técnica para os resultados que se deseja alcançar.

Para que serve um BPMS nas empresas?

Devido aos recursos que oferece, o BPMS serve para diferentes fins dentro das empresas. Entre as suas funções, destaca-se o fato de automatizar as rotinas, inclusive as repetitivas,  tanto em organizações públicas quanto privadas. Exemplos de suas funcionalidades são a padronização de aprovações, compras e atendimentos.

Ademais, a ferramenta garante a rastreabilidade total, com logs auditáveis para conformidade, o que confere segurança para as empresas e processos. Já na administração pública, serve até mesmo para otimizar os trâmites burocráticos, enquanto no setor privado é uma tecnologia eficiente na hora de acelerar as vendas, bem como a logística.

O sistema também é útil para promover a melhoria contínua dos trâmites, o que acontece por meio do seu recurso de análise. Essa função, cada vez mais, se torna essencial para que se possa tomar decisões estratégicas assertivas.

Quais são as principais funções de um BPMS?

O BPMS consegue gerenciar processos complexos com sucesso e agilidade. Então, veja a seguir quais são as principais funções dessa plataforma: 

• modelagem de processos: criar diagramas visuais colaborativos para mapear fluxos AS-IS e TO-BE;
• automação de tarefas: executar ações condicionais sem intervenção humana, como aprovações eletrônicas;
• organização de fluxos: estrutura o fluxo de trabalho com funções definidas e notificações automáticas;
• monitoramento e indicadores: oferece dashboards em tempo real com KPIs, como, tempo de ciclo e gargalos;
• integração com outros sistemas: conecta-se via APIs a ferramentas legadas, ERPs e plataformas de nuvem.

Quais são as vantagens e benefícios do BPMS?

São muitos os pontos positivos do BPMS para empresas públicas e privadas, além de órgãos governamentais. Entre os seus benefícios, estão a redução dos custos operacionais ao eliminar o papel, o retrabalho manual e a necessidade de uma equipe maior.

A ferramenta também consegue aumentar a eficiência e a produtividade das equipes, com fluxos 24/7 e decisões baseadas em dados.

Outras vantagens são uma melhor governança, graças à possibilidade de contar com uma visibilidade total e com a conformidade regulatória, como a LGPD, por meio de auditorias automáticas. Também é possível integrar a ferramenta com recursos de gestão da informação e, assim, obter processos digitais mais maduros.

Leia mais: Tudo que você precisa saber sobre BPO de documentos

Entenda como a Doc Securtiy apoia na implementação de BPMS

O BPMS posiciona-se como ferramenta estratégica para a gestão moderna de processos, alinhando tecnologia a objetivos corporativos. Seu valor máximo surge quando aplicado junto ao BPMN a processos bem estruturados, gerando ganhos contínuos para o seu negócio.

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