O Business Process Management (BPM), termo em inglês para Gerenciamento de Processos de Negócio, é um conjunto de disciplinas que, combinadas com tecnologias, ajudam a fazer mudanças e otimizar processos. Em palavras mais simples, é uma tecnologia de gestão de documentos integrada à automação de processos, que busca melhorar os fluxos de informação da empresa.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é BPM e como ele surgiu;
• Por que ele é essencial para otimizar tarefas;
• E quais as vantagens de sua aplicação na gestão documental.

O que é BPM?

A definição oficial de BPM divulgada pelo BPM CBOK® é a seguinte: “O Business Process Management (BPM) é uma disciplina de gestão que integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente por meio do foco nos processos de ponta a ponta. O BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, funções, políticas, métodos e tecnologia para analisar, projetar, implementar, gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança do processo.”

Isso significa que gerenciamento de processos de negócios é uma disciplina gerencial que visa melhorar os resultados de desempenho dos negócios com base em desenho, modelagem, execução, automação, medição, controle e otimização dos processos de uma organização.

Como surgiu o BPM?

O primeiro registro existente de menção ao gerenciamento de processos foi em 1911, em um artigo publicado em por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management”. Nele, o engenheiro mecânico observou como a produtividade pode ser melhorar com o uso de uma metodologia.

No artigo, ele argumentou que a empresa poderia ter resultados mais efetivos caso recompensasse monetariamente seus funcionários baseado na sua produtividade.

Entre os anos de 1950 e 1960 o BPM ganhou destaque com a implementação de metodologias de melhoria de gestão do trabalho. Apenas em 1980 que essa tecnologia passou a ser relacionada aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

O termo Business Process Management Suite surgiu oficialmente em 2000, usado pela consultoria Gartner.

O que são processos de negócios?

Antes de entender melhor o que é BPM, é preciso entender o que são os processos de negócios. Trata-se de um conjunto de atividades que podem ser executadas por máquinas ou por humanos para obter resultados com foco na entrega de valor para os clientes. Entre os processos de negócio, destacam-se três tipos:

Processos primários ou essenciais

Como o próprio nome indica, são os mais importantes. Eles agregam valor diretamente ao cliente e podem ultrapassar os limites da organização.

Processos de suporte ou apoio

São os que dão suporte, tanto aos processos primários como a outros tipos. Neles, não há contato direto como cliente, mas apoiam os processos relacionados com o público externo.

Processos administrativos ou de gestão

São os que coordenam as atividades dos processos anteriores. Seu foco é a medição, monitoramento, controle e gestão do negócio.

Como funciona o BPM na prática?

O BPM funciona como uma “modelagem de processos”, organizando e gerenciando para otimizá-los. Não se trata de um produto, um segmento de mercado ou apenas uma ação, mas uma prática que visa melhorar processos e gerar valor.

Quando se fala em melhoria de processos, não se diz apenas sobre fazê-los corretamente, mas de melhorar a forma como ele é executado, otimizando cada processo individualmente. Só que, como cada processo faz parte de um sistema maior, isso precisa ser feito de modo a integrar as etapas e gerar resultados como um todo.

Como o BPM se aplica na gestão de documentos?

O gerenciamento de processos de negócios visa melhorar a eficiência, a produtividade e a agilidade de cada etapa da gestão, armazenamento e organização dos arquivos, além de promover a padronização e a conformidade com a regulamentação.

Dessa forma, enquanto a guarda de documentos trabalha para a substituição de arquivos em papel por versões digitais, permitindo mais organização, melhor acesso e compartilhamento e maior segurança das informações, o gerenciamento de processos auxilia na identificação de etapas, atividades, responsabilidades e sequências em processos, bem como a automação deles, através de sistemas e ferramentas.

Quais os benefícios do BPM?

A aplicação do gerenciamento de processos de negócios pode trazer algumas vantagens para a empresa. São elas:

Produtividade

Ao melhorar os processos, o BPM facilita a automação de vários elementos do fluxo de trabalho e aumenta a produtividade.

Segurança

Com o gerenciamento de processos de negócio, torna-se mais fácil implementar regulamentações e se atualizar quando atualizações surgem. Com a organização, também é normal que os processos se tornem mais seguros, evitando ameaças.

Mais controle e visibilidade

Como os processos são monitorados, analisando o desempenho em cada etapa, é mais fácil ter controle e visualizar possíveis mudanças e melhorias.

Transferência de conhecimento

Com os processos melhor organizados, torna-se mais fácil compartilhar o conhecimento dentro do ambiente empresarial, melhorando a comunicação.

Neste artigo, conhecemos a prática do gerenciamento de processos de negócios, suas vantagens e como aplicar o conceito na gestão documental. Para saber mais sobre gestão de documentos e práticas que auxiliam nesse processo, conheça mais dos nossos artigos.