A digitalização de documentos é a transformação dos documentos físicos para o formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos, nuvens ou diferentes softwares. Esse processo é válido para recibos, comandas, relatórios e muitos outros tipos de documentações que estão presentes no dia a dia de uma empresa. Porém, não basta apenas digitalizá-los: é preciso garantir que essas versões possuam validade. Para isso, é necessário seguir algumas normas.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a validade jurídica na digitalização de documentos, contaremos quem pode realizar esse processo de forma adequada e como digitalizar seus documentos com a validade jurídica. Para entender melhor, continue a leitura!

Como funciona a digitalização de documentos e o que diz a legislação?

A digitalização de documentos é um processo fundamental para a modernização e eficiência de empresas e instituições.

Trata-se da conversão de documentos físicos em arquivos digitais, tornando-os acessíveis de forma rápida e segura.

Em 2020 foi publicado o  Decreto nº 10.278/2020 que visa regulamentar o processo de digitalização de alguns documentos. Sua função é controlar e padronizar essa ação, garantindo que esses documentos tenham suas validades conservadas. Ele define técnicas e requisitos específicos para a digitalização de documentos, tanto públicos quanto privados. A certificação digital é um dos principais pontos abordados no decreto, pois é por meio dela que se estabelece a segurança e a confiabilidade dos documentos digitalizados

Vale ressaltar que as normas estabelecidas pelo decreto não incluem:

• Documentos cujo formato original já é digital;
• Documentos sobre operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
• Documentos em formatos de microfilmes, audiovisuais;
• Documentos de identificação e/ ou de porte obrigatório.

Quem pode digitalizar documentos com validade jurídica?

Qualquer empresa ou instituição que cumpra os requisitos e regras estabelecidos pela legislação pode realizar a digitalização de documentos com validade jurídica. No entanto, profissionais qualificados e equipamentos adequados são essenciais para garantir a qualidade e segurança do processo de digitalização.

Ao contar com uma boa solução de digitalização de documentos, as empresas podem reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e garantir o cumprimento das exigências legais.

Como garantir a validade jurídica na digitalização de documentos?

O passo a passo para digitalizar documentos com validade jurídica envolve uma série de diretrizes que devem ser cumpridas conforme o decreto. Entenda:

Certificação Digital

É fundamental contar com uma certificação digital na hora de digitalizar documentos com validade jurídica. Dessa forma, os documentos devem ser assinados digitalmente seguindo os padrões impostos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Integridade documental

O documento em formato digital deve ser idêntico ao original físico, sem sofrer qualquer alteração.

Rastreabilidade

Os documentos devem ser passíveis de rastreabilidade. Isso quer dizer que o software usado para digitalização deve criar históricos a respeito de alterações, acessos e outras informações.

Auditabilidade

A empresa precisa cumprir com todos os requisitos previstos pelo Decreto e estar preparada para caso haja uma auditoria.

Especificações

Para digitalizar documentos com validade jurídica é preciso se atentar aos padrões e às especificações que são impostas pelo Decreto nº 10.278/2020. Os principais são:

Os documentos devem contar com resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes. Já para plantas e mapas a exigência é de 600 dpi. Além disso, o formato digital deve ser monocromático, portanto, preto e branco, quando se trata de textos que não contenham plantas, ilustrações e mapas. Já para textos acompanhados de fotografia deve-se seguir o padrão RGB.

Ao final da digitalização os arquivos devem ser salvos obrigatoriamente nos formatos PDF/A para textos e PNG para fotografias, cartazes, plantas e mapas.

Todas as informações abaixo devem estar contidas no documento e precisam obrigatoriamente ser inseridas no formato e metadados:

• Autor (nome);
• Data e local de digitalização;
• Identificador do documento original;
• Responsável pela digitalização;
• Título;
• Tipo documental;
• Hash (ou checksum) da imagem.

No artigo acima, explicamos como funciona a validade jurídica na digitalização de documentos, contamos quem pode realizar esse processo de forma adequada e como digitalizar seus documentos com a validade jurídica.

Em um outro artigo, explicamos tudo sobre a gestão documental e seus processos. Para conferir, clique aqui.