Manter os arquivos da sua empresa apenas no papel representa um custo alto, muitas vezes despercebido. Muitos gestores ignoram que o tempo gasto procurando um documento, o investimento em aluguel e as consequências da perda de informações afetam diretamente a margem de lucro da organização. Dessa forma, investir em um projeto de digitalização deixa de ser algo superficial e se estabelece como um pilar estratégico.

Como a rotina corporativa exige dados reais que comprovem a economia que será gerada pela mudança de um processo, é fundamental compreender como estimar o Retorno Sobre o Investimento (ROI) de um projeto de conversão de documentos.

Neste artigo, detalharemos a importância de se realizar essa mensuração, assim como explicaremos o passo a passo para calculá-la, demonstrando que a transformação digital é vantajosa para as organizações que a adotam.

• o que é ROI e por que ele é importante em um projeto de digitalização?
• quais são as métricas chave para calcular o ROI em um projeto de digitalização?
• como calcular o ROI de um projeto de digitalização?
• exemplos práticos de ROI em projetos de digitalização
• o ROI demonstra as vantagens de um projeto de digitalização

O que é ROI e por que ele é importante em um projeto de digitalização?

O ROI (Return on Investment, ou Retorno sobre o Investimento) é uma métrica financeira utilizada para saber quanto dinheiro a empresa ganhou ou perdeu com uma aplicação de recursos. Em termos simples, ele mostra o resultado financeiro de cada real investido.

No contexto de um projeto de digitalização, calcular o ROI é vital para demonstrar a viabilidade econômica da mudança. Muitas vezes, os custos da gestão física de documentos são invisíveis: estão diluídos no aluguel do escritório, nas horas extras da equipe administrativa ou nas multas por extravio de informações sensíveis. 

O ROI traz esses custos ocultos para a luz e os compara com a eficiência gerada pela nova tecnologia. Sem esse cálculo, a empresa arrisca continuar pagando caro por processos obsoletos sem nem perceber.

Quais são as métricas chave para calcular o ROI em um projeto de digitalização?

Para fechar essa conta com precisão, você precisa identificar onde estão os gargalos que drenam o orçamento dia após dia. Os pontos que devem ser considerados incluem: 

 

Custos de estrutura e materiais

O primeiro passo é entender quanto custa o metro quadrado da sala onde os arquivos físicos ficam armazenados. Essa mensuração ajudará a compreender o quanto a empresa pode economizar com a digitalização. 

Ademais, é importante calcular também o valor gasto em compras recorrentes de folhas, cartuchos e manutenção das impressoras.

Tempo da equipe

Quando a única forma de consultar arquivos é por meio de papel, os funcionários acabam gastando tempo para buscar documentos. Essa prática representa horas pagas que não se convertem em resultados para a empresa. 

Com o uso de tecnologias de digitalização de documentos, essa busca vira um clique, e a produtividade aumenta gradativamente.

Velocidade das operações

O compartilhamento em papel é demorado e pouco seguro. Isso porque, além da demora para enviar, não há como visualizar quem consultou o arquivo ou realizou edições. 

A automação de fluxos documentais elimina essa espera física, permitindo aprovações rápidas e fechamento de negócios em tempo recorde.

O preço do risco

Quanto custaria para a empresa perder um documento fiscal em uma auditoria ou sofrer uma sanção da LGPD? A segurança digital elimina o risco de extravio e deterioração, protegendo o caixa de multas e passivos jurídicos inesperados.

Como calcular o ROI de um projeto de digitalização?

O cálculo do ROI depende da obtenção de dados adequados. Ao obter essas informações, basta organizá-las na seguinte fórmula: 

ROI = (Receita obtida – Valor Investido) ÷ Valor Investido x 100

No caso, a receita obtida pode ser contabilizada como o valor economizado. Para aplicar isso à realidade da sua empresa, vamos dividir o processo em três etapas práticas:

• Mapeie o investimento total

Coloque na ponta do lápis tudo o que você vai gastar para rodar o projeto. Isso inclui a contratação da empresa de digitalização de documentos, a compra ou assinatura do software de gestão (GED) e as horas de treinamento da equipe.

• Calcule o que deixa de sair do caixa

Aqui entra a economia anual projetada. Quanto a empresa vai poupar ao devolver uma sala alugada para arquivo? Qual a redução na compra de papel? E o mais importante: quantas horas de trabalho foram recuperadas? Multiplique esse tempo ganho pelo valor da hora dos colaboradores para ter um número financeiro real.

• Faça a conta

Vamos a um exemplo prático. Digamos que o custo total para implementar o projeto foi de R$ 30.000,00, mas a economia somada no primeiro ano (espaço + insumos + produtividade) foi de R$ 75.000,00.

• A conta fica: (75.000 – 30.000) ÷ 30.000 x 100.

Nesse cenário, você teria um ROI de 150%. Em resumo: o projeto se pagou integralmente e ainda gerou, já no primeiro ano, um retorno de uma vez e meia o valor investido para o caixa da empresa.

Exemplos práticos de ROI em projetos de digitalização

Para tangibilizar esses ganhos, veja como isso funciona na prática em diferentes setores:

Setor de RH

Uma empresa com 500 funcionários gastava cerca de R$4.000 mensais apenas com armazenamento externo de prontuários. Após digitalizar o acervo, eliminou esse custo fixo e reduziu em 40% o tempo da equipe dedicada a auditorias trabalhistas. O ROI foi positivo em menos de 6 meses.

Setor Jurídico

Um escritório de advocacia sofria com a perda de prazos devido à demora na localização de processos físicos. Com a digitalização e a indexação correta, o tempo de busca caiu para zero, permitindo que os advogados assumissem 20% mais causas sem aumentar a equipe. O ganho aqui veio do aumento de receita, não apenas da economia.

O ROI demonstra as vantagens de um projeto de digitalização

Fica claro que medir o ROI em projetos de digitalização é uma a ferramenta válida para garantir que os benefícios superem os custos. Mais do que modernizar, trata-se de estancar o desperdício de recursos e preparar a empresa para um crescimento escalável e seguro.

Se sua empresa ainda depende de arquivos físicos, o custo da inércia provavelmente já é maior do que o custo do investimento na solução.

Interessado em calcular o ROI do projeto de digitalização da sua empresa? Entre em contato a Doc Security e saiba como podemos ajudar.