A automação de fluxos de documentos é o uso de soluções automatizadas para criar, gerenciar, processar e armazenar documentos eletrônicos. Esse processo oferece diversos benefícios para as instituições, como por exemplo a criação de um ambiente mais organizado, com processos padronizados e auditáveis.

 

Continue lendo para saber mais, pois neste artigo, vamos entender o que é a automação de fluxo de documentos, quais suas vantagens, os motivos pelos quais esse processo é importante e conheceremos as etapas básicas para sua implementação

 

O que é automação de fluxos documentais?

A automação de fluxos documentais trata do uso de tecnologia para gerenciar documentos de maneira digital. Dessa forma, os processos manuais deixam de existir o fluxo de trabalho ganha mais agilidade.

 

Esse processo reduz o uso de papeis, planilhas e assinaturas físicas, digitalizando processos e utilizando softwares especializados para organizar, processar e aprovar documentos automaticamente.

 

O objetivo da automação é reduzir falhas humanas, garantir conformidade com regulamentações, como a LGPD, e aumentar a eficiência operacional.

 

 

Quais são as vantagens da automação de documentos?

 

Aderir à automação de fluxos documentais traz benefícios para as empresas. Conheça algumas dessas vantagens:

Redução de erros

É inevitável que erros aconteçam no trabalho manual. Por isso, a automação minimiza esse risco e otimiza o trabalho dos colaboradores.

Conformidade com regulamentações

A automação favorece à adequação a normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a privacidade das informações e evitando possíveis multas.

Segurança

Com um sistema automatizado, os arquivos da empresa recebem proteção por recursos como criptografia, controle de acesso e registros de auditoria. Isso reduz os riscos de perda ou acesso indevido.

 

Qual a importância do fluxo de documentos na organização?

 

De acordo com dados de uma pesquisa da IDC, 46% dos profissionais não conseguem encontrar as informações necessárias em quase metade das pesquisas realizadas na rotina empresarial. A automação de fluxos de documentos é muito benéfica, entre outros motivos, por facilitar esse e outros processos. Entenda alguns dos motivos pelos quais ela é importante:

Aumento da produtividade

Ao ajudar os funcionários a gastarem menos tempo procurando informações, a automação de fluxos de documentos aumenta a produtividade da equipe.

Controle das informações

Com controle, as informações recebem uma organização mais eficiente. Isso melhora o controle, o acesso aos arquivos e evita possíveis problemas.

Redução de custos

Manter um arquivo físico envolve custos e o uso de um espaço adequado. A automação reduz a impressão e cópias físicas de documentos, diminuindo a necessidade de um espaço para a guarda desses arquivos e, por consequência, reduzindo custos.

Agilidade na tomada de decisões

Com o fluxo bem estruturado, as buscas por arquivos se tornam mais fáceis. Dessa forma, as informações relevantes chegam aos responsáveis de forma mais rápida e organizada, permitindo uma tomada de decisão baseada em dados mais ágil e assertiva.

 

Quais são as etapas para implementar o fluxo de documentos?

 

Cada processo de implementação da automação do fluxo de documentos tem suas individualidades, de acordo com cada empresa. Podem variar os tipos de arquivo ou a forma como o processo ocorre. No entanto, algumas etapas não costumam variar. Confira:

Criação do documento

Nessa etapa, o arquivo é elaborado e formatado, podendo ser de diversos tipos, como um contrato, um memorando, uma ordem de compra, entre outros.

Revisão

Após a criação, o arquivo é enviado para uma ou mais pessoas responsáveis por fazer sua revisão, realizando as correções necessárias no documento.

Aprovação

Na próxima etapa, o documento passa para a aprovação de pessoas responsáveis pela autorização final. É neste momento que a assinatura digital ocorre.

Distribuição

Devidamente aprovado, o documento é distribuído para os destinatários, seja de forma impressa ou digital.

Arquivamento

Após o recebimento, o documento vai para o armazenamento de forma segura e organizada.

Gerenciamento

É importante gerenciar e atualizar os documentos conforme as mudanças na empresa, mantendo sempre atualizado. Também é necessário se adequar às normas, caso haja alguma mudança.

Por que realizar a automação de fluxo documental em parceria com uma empresa?

O processo de automação de fluxo de documentos deve ser feito de forma eficiente, garantindo o controle de acesso personalizado para cada colaborador e que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis. Por isso, é muito importante que ele seja realizado por especialistas, que garantam a conformidade de suas operações com as normas vigentes.

 

Neste artigo, vimos o que é a automação de fluxo de documentos, quais suas vantagens, porque esse processo é importante e conhecemos as etapas básicas para sua implementação. Para saber mais sobre gestão documental, acesse nosso blog.