No decorrer dos anos, uma empresa acumula muitos documentos. Saber como gerir e armazenar esses arquivos é fundamental para evitar problemas futuros e facilitar o trabalho no dia a dia.

Neste artigo, vamos falar sobre a organização e gestão eficiente de documentos nas empresas, explicar o motivo para usar ferramentas digitais nesse processo, destacar as principais ferramentas que podem ser usadas e ainda reforçar a importância de contratar uma empresa especializada para fazer o gerenciamento de documentos. Leia mais e entenda!

A organização e gestão eficiente de documentos nas empresas

A organização de documentos é parte fundamental da rotina de uma empresa. Se os arquivos não forem devidamente guardados e catalogados, o trabalho dos colaboradores acaba sendo afetado, já que isso ocasiona uma demora nas buscas e atrasa processos que poderiam ser simples.

Apesar de parecer algo simples, a gestão documental não é tão fácil assim. Ela precisa ser feita com cuidado, seguindo a legislação, como a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) e categorizando os arquivos de forma a facilitar buscas, mas sem perder a segurança, item fundamental do processo.

Por que usar ferramentas digitais de gestão documental?

Implementar ferramentas de gestão digital de documentos pode ajudar as empresas, oferecendo benefícios para a organização. Conheça alguns deles:

Segurança

A segurança é item fundamental na gestão de documentos. Alguns fatores como acesso por pessoas que não são autorizadas, o vazamento de informações e questões de privacidade precisam ser evitadas e isso é possível com um software com funcionalidades relacionadas à segurança.

Compartilhamento das informações

As informações localizadas em um único sistema pode agilizar a distribuição de dados dentro da empresa, tornando-a mais rápida e segura e agilizando as atividades para os colaboradores.. Com isso, os clientes, equipes e instituições podem ficar mais satisfeitos pela facilidade.

Redução de erros

A redução de erros ocorre principalmente nas tarefas mais complexas, já que o acesso às informações se torna mais fácil

Padronização de processos

Criar ambientes específicos para o armazenamento de documentos e normas para o acesso dos dados melhora a segurança e permite registrar as atividades para futuras inspeções, além de ser favorável para as medidas de segurança.

Quais são as principais ferramentas para a Gestão de Documentos?

Existem diversas ferramentas disponíveis para a gestão de documentos. Conheça algumas delas:

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O uso desse sistema permite armazenar e gerenciar documentos eletronicamente, além de oferecer recursos de busca, compartilhamento, controle de versões, entre outros.

Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo (CMS)

Esse sistema usa plataformas para gerenciar e publicar conteúdo na web. No entanto, elas também podem ser utilizadas para gerenciar documentos internamente em empresas.

Sistemas de Armazenamento em Nuvem

Essa opção de sistema oferece uma maneira segura e acessível de armazenar e compartilhar documentos, permitindo acesso remoto e colaboração em tempo real.

Softwares de Workflow

Esse tipo de sistema ajuda a automatizar processos relacionados à gestão de documentos. Ele permite a criação de fluxo de trabalho para revisão, aprovação e distribuição de documentos.

Qual a importância de contratar uma empresa especializada para fazer o gerenciamento de documentos?

As maiores dificuldades que uma empresa costuma enfrentar na gestão de documentos são falta de espaço físico; perdas; problemas de segurança; e falta de categorização. Para ajudar nisso, existem empresas que oferecem ajuda especializada para esses processos.

Por serem muitas etapas e serem necessários diversos cuidados para evitar erros que causem a perda de documentos importantes e que possam causar falhas de segurança e possíveis vazamentos de dados, essa ajuda especializada pode ser de grande vantagem para as empresas.

Além disso, uma gestão feita de forma adequada garante mais organização, demanda menos espaço físico e, consequentemente, reduz custos.

Neste artigo, falamos sobre a organização e gestão eficiente de documentos nas empresas, explicamos o motivo para usar ferramentas digitais nesse processo, destacamos as principais ferramentas que podem ser usadas e reforçamos a importância de contratar uma empresa especializada para fazer o gerenciamento de documentos.

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