Uma gestão documental adequada demanda muita organização com os arquivos. Essa prática ser feita de maneira correta, ou não, afeta muitos dos processos empresariais. Por isso, trata-se de um assunto muito importante para as instituições.

 

Neste artigo, vamos falar sobre o conceito da organização de documentos, descobrir os benefícios que ela traz, conhecer alguns métodos utilizados, além de conferir dicas para realizar esse processo. Continue lendo para entender melhor.

O que é a organização de documentos?

A organização de documentos trata do controle e dos cuidados que é preciso ter com os arquivos de uma empresa, entidade ou instituição. Lidar com os documentos da forma correta pode oferecer diversos benefícios, evitar muitos problemas e otimizar processos.

 

Sejam físicos ou digitais, os documentos demandam uma organização, pois são necessários em processos rotineiros. Dessa forma, um bom gerenciamento de documentos é um fator diferencial para melhorar a produtividade de uma empresa.

 

Para pôr isso em prática, existe uma série de medidas e ações que devem ser implementadas, como a revisão, distribuição e descarte dos arquivos de maneira adequada.

 

Dicas para organizar os documentos

Algumas orientações podem ajudar a nortear o processo de classificação, categorização e armazenamento dos documentos. São elas:

Separar e dar títulos aos arquivos

Não é uma boa opção organizar os documentos com eles misturados, por isso, separe-os por tipo (por exemplo, contratos, relatórios, notas, entre outros). Isso ajuda a categorizá-los na hora de organizar. Dar títulos também é muito importante, criando um padrão de nomenclatura que torne fácil identificá-los no futuro.

Escolha o método

Na hora de organizá-los, existem diversas maneiras possíveis, como ordem alfabética, numérica, entre outras (entenda melhor abaixo). Essa escolha vai definir todo o funcionamento do gerenciamento de documentos e é muito importante.

Tenha um acervo

É fundamental ter um local específico para guardar toda a documentação, com armários e pastas. Esse espaço precisa garantir condições para a preservação dos arquivos, mitigando danos pela ação do tempo ou outros problemas. É preciso também que haja uma restrição de acesso, visando a segurança de toda a documentação.

Saiba a temporalidade dos documentos

É importante saber por quanto tempo de guarda de cada arquivo, como se fosse uma espécie de prazo de validade. Esse controle precisa seguir as legislações vigentes.

 

Uma boa opção é utilizar o plano de classificação documental e a tabela de temporalidade documental disponibilizadas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) Esses instrumentos ajudam a manter a temporalidade correta e tornar a organização dos documentos mais funcional.

 

Elimine os documentos após o prazo devido

Uma vez feita uma tabela de temporalidade, é importante fazer o acompanhamento e o correto descarte de documentos que não possuem mais validade jurídica.

Digitalize seus documentos

A digitalização dos documentos pode oferecer diversos benefícios: diminuição da necessidade de espaço físico, melhora ao controle e ao acesso, dinamização de processos, melhora nos mecanismos de buscas, aumento de segurança, entre outros.

Quais são os métodos de arquivamento de documentos?

Entender qual método funciona melhor para a sua realidade é o passo inicial da organização de documentos. Vale destacar que não existe um método “melhor”. O principal critério de análise é qual deles funciona melhor para a rotina da empresa. Confira alguns dos tipos:

Método alfabético

Muito utilizado por ser simples, rápido e direto. Nele, os arquivos são classificados de forma alfabética.

Método geográfico

É uma opção quando a empresa escolhe organizar os documentos através de seu local de origem.

Método numérico

Alternativa para quando os documentos são ordenados por números.

Método ideográfico

Uma escolha para os casos em que a ordenação dos documentos é feita por assunto.

Quais os benefícios da organização de documentos?

A organização de documentos afeta direta e indiretamente muitas questões da empresa, trazendo diversas vantagens, entre elas:

Redução de custos

Manter os arquivos organizados reduz gastos com a recuperação de informações e reduz o espaço de armazenamento.

Facilidade no acesso aos documentos

Com os documentos organizados, é possível encontrá-los mais facilmente e, assim, finalizar demandas de uma forma mais rápida.

Melhora na produtividade

Com a equipe ciente da organização, as informações ficam disponíveis forma mais rápida e eficiente, afetando de forma positiva a produtividade.

Como digitalizar um documento?

Os documentos digitalizados são os arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, passando pelo processo de digitalização, que certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo validade jurídica.

A guarda e a organização de documentos

A guarda de documentos compreende a organização, higienização e armazenamento de arquivos. Por isso, ambos processos (guarda e organização) estão diretamente ligados e são muito importantes para todos os tipos de instituição. O apoio de equipes especializadas evita erros que causem problemas legais ou transtornos rotineiros à empresa.

 

Neste artigo, entendemos o que é a organização de documentos, quais seus benefícios, alguns métodos utilizados, além de dicas para realizar esse processo. Para saber mais sobre o assunto, acesse nosso site e leia mais de nossos conteúdos.