Saiba como funciona a eliminação de documentos
A eliminação de documentos éo eliminação de registros que possuíram funcionalidade e já não apresentam valor para a empresa
Gerir documentos vai além de guardá-los. Isto porque também é preciso saber o momento em que eles não são mais necessários e, quando esta fase chegar, descartá-los de forma adequada.
Neste texto, vamos explicar o que é a eliminação de documentos, qual sua importância, quando a empresa deve realizá-la, qual sua relação com a tabela de temporalidade e como ela precisa ser feita para ocorrer de forma adequada. Leia o artigo e entenda!
O que é eliminação de documentos?
A eliminação de documentos deve acontecer quando, após muito tempo acumulando arquivos, eles chegam ao seu prazo de guarda. Isso, no entanto, deve ser feito de forma adequada. Ou seja, trata-se da eliminação de registros que possuíram funcionalidade e já não apresentam valor para a empresa.
Qual a importância da eliminação correta de documentos?
A gestão de documentos é muito mais do que apenas manter registros ordenados em arquivos. Por isso, é preciso acompanhar o tempo de guarda dos arquivos e realizar a eliminação de forma adequada. Confira alguns pontos que tornam esse processo importante:
Confidencialidade
Descartar documentos incorretamente pode resultar em vazamentos de dados.
Cumprimento da legislação
Existem várias leis e regulamentações que estabelecem prazos específicos para a guarda de documentos. Por isso, a eliminação incorreta pode acarretar em multas e sanções legais.
Gestão de espaço
A eliminação adequada ajuda a otimizar o uso do espaço, resultando em ambientes mais organizados e uma gestão de espaço mais eficaz.
Redução de custos
A manutenção de documentos desnecessários implica em gastos contínuos com armazenamento, por isso é importante descartá-los.
Quando fazer a eliminação de documentos?
A destruição de documentos se torna necessária por diferentes motivos. Conheça alguns deles:
- Liberar espaço físico para armazenar os documentos que realmente importam;
- Cumprir a legislação;
- Reduzir custos com armazenamento, manutenção, transporte e digitalização;
- Proteger a privacidade;
Qual a relação da Tabela de Temporalidade e da eliminação de documentos?
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é uma ferramenta importante para a gestão documental. Ela ajuda a definir os prazos de guarda e a destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. Ela também está diretamente alinhada às normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável por estabelecer diretrizes e políticas arquivísticas no Brasil.
Dessa forma, ela é ferramenta fundamental para identificar os documentos que podem ser descartados e ajudar a controlar o que precisa ou não ser guardado e até quando.
Como fazer a eliminação de documentos?
Para fazer a eliminação seguro de documentos, existem alguns passos importantes. Confira:
Avalie a tabela de temporalidade
A avaliação da tabela de temporalidade, instrumento que indica o prazo de guarda e a destinação final de cada documento, é fundamental nesse processo.
Para realizar essa classificação, é preciso avaliar se os arquivos são correntes (quando a empresa os consulta com frequência), intermediários (quando têm pouco uso e aguardam sua destinação, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação) ou permanentes (quando, mesmo fora da vigência administrativa, têm valor de natureza informativa, probatória ou histórico-cultural e nunca perdem o valor ou a validade, exigindo manutenção).
Considerando isso, é preciso conferir a tabela de temporalidade para entender cada tipo de documento e definir quais a empresa vai descartar.
Defina um método para a eliminação
É preciso definir um método seguro para a eliminação, de modo a garantir sua irreversibilidade, ilegibilidade e inviolabilidade. Alguns dos métodos que costumam ser utilizados são a fragmentação (cortar documentos em pequenos pedaços), incineração (queima de documentos) ou reciclagem.
A decisão deve levar em conta alguns fatores, como o tipo, a quantidade, a frequência e a natureza dos documentos.
Emitir um termo
Também é preciso emitir um termo de destruição de documentos, que comprove a realização da eliminação.
Neste texto, vamos explicar o que é a eliminação de documentos, qual sua importância, quando ele deve ser realizado, qual sua relação com a tabela de temporalidade e como ele precisa ser feito, para que ocorra de forma adequada.
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