5 erros fatais ao organizar arquivos e pastas no escritório

Guardar e organizar arquivos é uma parte fundamental para o bom funcionamento dos processos em uma empresa. Porém alguns erros podem causar problemas e atrapalhar todo o processo da gestão documental.

Leia para saber como funciona a guarda de documentos de forma adequada. Neste artigo, vamos explicar os motivos para organizar os documentos, os principais erros que ocorrem nesse processo, os passos para implementar a organização dos arquivos e os benefícios que isso pode trazer.

Por que organizar os documentos na empresa?

Manter documentos organizados pode ser um diferencial para as empresas. Essa prática garante eficiência, segurança, conformidade e fácil acesso a informações. Enquanto isso, a desorganização de arquivos pode gerar perdas de contratos, riscos legais, perda de prazos, entre outros problemas, aumentando o risco de penalidades por descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Quais os principais erros ao organizar arquivos e pastas no escritório?

Algumas falhas podem causar problemas na organização de documentos. Conheça alguns dos principais erros que podem acontecer:

Erro 1: Negligenciar a Tabela de Temporalidade

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é uma ferramenta importante para a gestão documental. Ela ajuda a definir os prazos de guarda e a destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. Alguns elementos presentes na tabela são: item documental; ciclo de vida; frequência de uso; prazo de guarda; e destinação final.

Não dar a devida importância à elaboração e manutenção da tabela de temporalidade pode acarretar em diversos problemas, como guarda de arquivos que não são mais necessários, por exemplo.

Erro 2: Ausência de uma Taxonomia e Classificação Documental

A taxonomia de documentos digitalizados refere-se à classificação e organização de arquivos de modo a facilitar a recuperação, o armazenamento e a gestão de informações em ambientes digitais. Essa prática permite que os usuários encontrem rapidamente os documentos necessários.

É fundamental que a guarda seja feita de modo que qualquer colaborador possa localizar rapidamente a informação necessária.

Erro 3 – Ignorar o custo do metro quadrado ocupado por papéis

Muitas empresas consideram um custo fazer a guarda de documentos, mas é preciso fazer o comparativo financeiro com o custo do metro quadrado ocupado pelos arquivos, além do desperdício de recursos e papel.

Erro 4 – Tentar resolver tudo internamente sem consultoria especializada

Muitas pessoas acreditam que organizar documentos é uma tarefa simples e isso pode ser um grande equívoco.

Designar funcionários não treinados para organizar o acervo pode ocasionar muitos problemas. Por isso, contratar uma Consultoria Arquivística evita o retrabalho, aplica normas do Conarq e garante rastreabilidade.

Erro 5: Falta de integração entre o arquivo físico e o digital

Não funciona considerar os arquivos físicos e digitais como dois mundos que existem separadamente. É preciso que eles sejam integrados para tornar os processos mais dinâmicos e produtivos.

Quais os passos para implementar uma boa organização documental?

Para implementar uma boa organização documental é preciso tomar certos cuidados. Conheça os principais passos para fazer isso de forma eficiente:

Mapeamento de documentos

É importante fazer um levantamento completo dos arquivos físicos e digitais da empresa.

Definição de critérios

Os documentos devem ser organizados por tipo, setor, data ou confidencialidade.

Digitalização de documentos

As soluções tecnológicas, como reconhecimento ótico de caracteres (OCR), são importantes para transformar papéis em arquivos digitais.

Capacitação de equipe

É fundamental treinar os colaboradores para seguir o que for definido na gestão de documentos.

Monitoramento

Revise a eficiência do sistema e faça ajustes, conforme for necessário.

Quais os benefícios de ter um sistema de organização documental bem implementado?

Conheça os principais benefícios que a gestão documental pode trazer:

• Aumentar a produtividade das equipes;
• redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico;
• agilidade na localização de informações e nas tomadas de decisão;
• segurança da informação, com criptografia e controles de acesso.

Neste artigo, explicamos os motivos para organizar os documentos, os principais erros que ocorrem nesse processo, os passos para implementar a organização dos arquivos de forma adequada e os benefícios que isso pode trazer.

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