Um fluxograma é um tipo de diagrama que explica visualmente um processo ou fluxo de trabalho – a partir do uso de símbolos e definições padronizadas  – para demonstrar cada etapa de uma atividade.

 

Neste artigo, vamos explicar o que significa um fluxograma, sua importância, sua relação com o mapeamento de processos, além de dar dicas para elaborá-lo.

 

O que é fluxograma?

 

Um fluxograma é um diagrama que ilustra a sequência e o fluxo de atividades ou etapas de um processo. Ele é utilizado em conjunto com o mapeamento de processos para descrever sistemas ou operações. Através disso, é possível visualizar as atividades e melhorar a eficiência dentro da empresa.

 

O objetivo da elaboração deste elemento gráfico é facilitar a compreensão de como um processo funciona, tornando a comunicação entre equipes mais clara e eficiente e ajudando a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades.

 

Qual a importância do fluxograma para as empresas?

 

O fluxograma ajuda a mapear processos. Ele colabora ao representar visualmente atividades complexas, identificar problemas como sobrecarga de tarefas ou ineficiências, ajudar a otimizar as atividades e promover melhorias na rotina e garantir que todos compreendam o processo através de uma apresentação clara.

 

Mapeamento de processos e fluxogramas

 

O mapeamento de processos é um dos passos para o Business Process Management, mais conhecido pela sigla BPM, é formado com base na língua inglesa e significa “gestão de processos de negócio”. Trata-se de práticas com foco na modelagem de processos de uma empresa com foco na melhoria contínua.

 

O mapeamento descreve as tarefas existentes em uma empresa, detalhando todo o fluxo de trabalho do início ao fim de cada atividade. Através disso, é possível visualizar as atividades e otimizar a eficiência dentro da empresa.

 

Esse processo pode trazer diversas vantagens para a empresa, como ajudar a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades, entender cada etapa do trabalho, favorecendo a gestão e a organização dos documentos. Com essa visão ampla das tarefas e os processos que a compõem, é possível tomar decisões mais eficientes.

 

Para realizar esse processo, uma ferramenta muito importante é o fluxograma, que ajuda a contemplar de forma clara e visual os processos do dia a dia da instituição.

 

Como criar fluxogramas eficazes?

 

Algumas dicas podem ajudar a montar fluxogramas eficazes. Confira algumas delas:

 

Definir o objetivo

É importante determinar o que se pretende representar ou solucionar com o fluxograma.

 

Identificar as etapas do processo

Outra dica é listar todas as atividades necessárias nos processos.

 

Escolher os elementos visuais

Também é muito recomendável escolher com cuidado os ícones e formas de forma padronizada para facilitar a leitura do fluxograma.

 

Organizar as informações

Outro ponto crucial é que as conexões entre os elementos sejam claras e fáceis de visualizar e entender.

 

Revisar com a equipe

Também deve-se revisar todo o fluxograma juntamente com os principais interessados e envolvidos no processo para garantir que seja bem representativo e claro em relação a todo o processo.

 

Como implementar fluxogramas em uma empresa?

 

Além da construção de um fluxograma, também é preciso implementar esse processo no dia a dia da instituição. Saiba quais passos podem ajudar:

 

Identificar os processos prioritários

A implementação dos fluxogramas é um processo, por isso é preciso escolher por onde começar. A dica é priorizar as atividades mais críticas ou com maior volume de problemas.

 

Mapear todas as etapas

Com a escolha de qual processo que terá prioridade, o próximo passo é trabalhar com as equipes envolvidas para entender as atividades atuais e documentar cada passo do fluxo de atividades.

 

Criar um fluxograma inicial

Para começar a montar o fluxograma, é preciso usar ferramentas visuais ou softwares criados para isso.

 

Analisar e ajustar

Também é preciso identificar ineficiências e otimizar o fluxo com base nos dados coletados, para melhorar os processos.

 

Implementar soluções tecnológicas

Através de alguns sistemas, é possível digitalizar e automatizar o processo.

 

Monitorar e revisar

O mapeamento de processos e o fluxograma devem passar sempre por atualizações, demandando um esforço contínuo para acompanhar as mudanças organizacionais.

 

Quando fazer um fluxograma?

 

Existem diversos contextos nos quais o fluxograma pode ajudar. Conheça alguns exemplos:

 

Projetos novos

O fluxograma ajuda nos processos iniciais de novos projetos, ajudando a construir e documentar as atividades.

 

Compreensão de processos

Os processos mais complexos ou com muitas etapas são melhor representados através de fluxogramas, que mostram com clareza as ações e eventos necessários para atingir um resultado.

 

Comunicação de processos

Os fluxogramas, por serem fáceis de entender, são ferramentas de comunicação extremamente eficazes para explicar as etapas de uma atividade para os colaboradores.

 

Neste artigo, contamos o que significa um fluxograma, sua importância, sua relação com o mapeamento de processos, além de dar dicas para elaborá-lo. Para saber mais sobre ferramentas utilizadas para otimizar atividades empresariais, leia mais de nossos artigos.