A digitalização de documentos é a transformação dos documentos físicos para o formato digital. O decreto nº 10.278, regulamentado em março de 2020, estabeleceu diretrizes para esse processo. O não cumprimento dessas regras pode resultar em problemas jurídicos e administrativos para a empresa.

 

Neste artigo, vamos falar sobre a digitalização de documentos. Explicaremos o conceito, os benefícios, o processo, os desafios e o que levar em conta quando se contrata uma empresa. Continue a leitura e saiba mais!

 

O que é a digitalização?

 

A digitalização pode ser definida como a transferência de dados físicos para o meio virtual. Com isso, as informações e os arquivos podem ser encontrados e acessados de maneira fácil, rápida e de qualquer lugar com acesso à internet.

 

Ao se adaptar ao processo de digitalização, todas as informações podem ser armazenadas na nuvem, e se for gerido de modo organizado, em conjunto com uma guarda de documentos adequada, pode oferecer diversos benefícios.

 

Vale citar que, apesar de muitas pessoas confundirem, a digitalização e a automação de processos tem suas diferenças. A digitalização de processos consistem em transformar um dado físico em digital. Enquanto isso, a automação de processos significa fazer com que uma tarefa realizada manualmente passe a ser automática.

 

Quais os benefícios de digitalizar documentos?

 

Ao aderir a esse processo, a empresa passa a contar com alguns benefícios. Confira:

Segurança

Enquanto os arquivos físicos estão propensos a perda ou danos físicos como fogo, inundações ou deterioração ao longo do tempo, os documentos digitais oferecem níveis avançados de segurança, incluindo criptografia e controle de acesso, impedindo acessos indevidos e favorecendo o processo de buscas, de modo que informações importantes possam ser encontradas rapidamente por meio de sistemas de busca digital.

 

Economia

Armazenar documentos em formato digital reduz a necessidade de espaço físico. Com isso, o espaço pode ganhar outras funções produtivas, melhorando o ambiente de trabalho e reduzindo custos.

 

Otimização de processos

A digitalização melhora a eficiência dos processos internos, fazendo com que os funcionários possam tomar decisões mais rápidas e informadas, otimizando o dia a dia de trabalho.

 

Conformidade legal

A digitalização ajuda as empresas a cumprirem as normas e regulamentações legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando multas.

 

Quais são os processos da digitalização de documentos?

 

Para que seja eficaz, a digitalização de documentos precisa passar por determinados processos. Confira cada uma das etapas:

 

Preparação dos documentos

Antes da digitalização, é importante remover clipes, grampos e qualquer outro objeto que possa obstruir o processo de digitalização. Documentos danificados podem precisar de reparos.

 

Captura

O processo de digitalização envolve o uso de scanners de alta qualidade para capturar imagens dos documentos. Nesse momento, ocorre a captação do documento, ou seja, a digitalização.

 

Tratamento e indexação

Após a digitalização, as imagens capturadas passam por um processo de tratamento para melhorar a qualidade. Já a indexação é a etapa de organização e categorização dos documentos com metadados relevantes, facilitando a busca e a recuperação.

 

Armazenamento

Por fim, os documentos digitalizados são armazenados em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que permitem o acesso controlado e seguro às informações.

 

Quais os principais desafios da digitalização de processos?

 

A digitalização de documentos também apresenta desafios. Por isso, é importante contar com uma equipe que seja especialista nesta atividade. Saiba quais são alguns desses desafios:

 

Capacitação de equipe

Para que os processos digitalizados sejam bem utilizados, é essencial que todos saibam lidar com as novas tecnologias. Por isso, deve-se investir na capacitação dos colaboradores com treinamentos e workshops, por exemplo.

 

Resistência às novidades

Por outro lado, pode acontecer uma resistência, especialmente entre colaboradores acostumados a métodos tradicionais. Para resolver isso, as estratégias de comunicação e treinamento são muito importantes.

 

Segurança

É preciso implementar mecanismos de segurança rigorosos para evitar vazamentos de informações e garantir o controle de acesso.

 

O que considerar na hora de contratar uma empresa especializada?

 

É muito importante buscar ajuda de organizações com experiência na atividade. Portanto, na hora de contratar, deve-se tomar alguns cuidados:

 

Confiabilidade

Verifique se a empresa é realmente confiável, busque referências e depoimentos, tudo para se certificar da execução adequada de todo o trabalho.

 

Tipos de solução

Cheque se a empresa trabalha com uma plataforma completa de serviços, garantindo a qualidade do processo.

 

Atendimento ao cliente

A digitalização, para além do processo de mudança, precisa fazer parte da rotina. Ou seja: com o tempo, o contratante pode precisar de novas informações e tirar dúvidas. A empresa escolhida precisa ter um bom atendimento para evitar problemas.

 

Neste artigo, falamos sobre a digitalização de documentos. Explicamos o conceito, os benefícios, o processo, os desafios e o que levar em conta quando vai contratar uma empresa. A Doc Security oferece esse serviço, com consulta a qualquer material disponível da sua coleção on-line e controle do acesso e das permissões. Para saber mais, entre em contato conosco!