Documentação empresarial: o que é um ofício?

Um ofício é um documento oficial e deve ser redigido seguindo um modelo, com cabeçalho institucional, vocativo formal, corpo objetivo e fechamento padronizado. Ele ajuda a proteger a empresa de atrasos jurídicos e contestações legais.
Neste artigo, vamos explicar o que é um ofício, para que ele serve, seus principais tipos, quais dados ele deve conter e como elaborá-lo. Continue a leitura e compreenda!

O que é um ofício?

O ofício é um documento oficial utilizado por funcionários de órgãos públicos quando precisam se comunicar entre si, por empresas privadas, pelo poder judiciário, entre outros. Ele deve ser escrito de acordo com a norma padrão e na língua portuguesa, sendo composto por um texto claro e objetivo.

Esses documentos podem ter diversas utilidades, como comunicação, solicitação, requerimento, pedido, patrocínio ou jurídico. Entretanto, a sua estrutura formal não costuma mudar muito.

Para que serve um ofício? Conheça as principais funções

A principal função desse documento formal é registrar de forma clara e oficial informações relevantes. Conheça algumas das formas de uso:

Comunicação oficial

Um dos usos centrais desse documento é servir como meio de comunicação oficial entre instituições, sendo amplamente empregado tanto na administração pública quanto no setor privado.

Solicitações

Ele também é bastante utilizado para formalizar pedidos de informações, documentos ou providências.

Notificações e comunicações oficiais

Esse documento administrativo também é utilizado para informar de maneira formal uma decisão, determinação ou ocorrência que deve ser de conhecimento do destinatário.

Registro e controle

Ele também cumpre o papel de registro documental, permitindo que informações fiquem armazenadas de forma organizada e acessível.

Padronização

Esse documento garante que a comunicação administrativa ocorra dentro de padrões formais reconhecidos.

Quais são os principais tipos de ofício?

Existem algumas variações desse modelo, de acordo com o objetivo do documento. Confira os mais comuns:

Ofício simples

O remetente usa esse tipo quando a comunicação é direta, com apenas um assunto.

Ofício circular

O remetente o utiliza quando precisa enviar a mensagem a vários destinatários ao mesmo tempo.

Ofício conjunto

Acontece quando dois ou mais órgãos elaboram o documento e diferentes autoridades o assinam.

Quais dados precisam constar em um modelo de ofício?

Alguns dados devem estar obrigatoriamente presentes no documento. São eles:

• nome;
• CPF ou CNPJ;
• informações pessoais;
• endereço;
• data e local;
• número do documento.

Como fazer um ofício passo a passo

Alguns elementos não podem faltar no modelo do documento oficial para que ele tenha valor jurídico. Confira o passo a passo:

• Use papel timbrado: o papel timbrado deve conter, no cabeçalho, logo, brasão ou outro identificador de seu emissor;
• Identifique o tipo de ofício: a identificação do tipo também deve aparecer logo no início do documento;
• Inclua o número: o número serve para controle e organização. A partir dele, o setor cataloga todos os documentos enviados e recebidos;
• Identifique o destinatário: identifique o destinatário do documento devidamente, com o máximo de detalhes possível, para garantir sua localização;
• Defina o assunto: trate o tema que motivou o documento da maneira mais direta e clara possível, para não gerar ambiguidades e dúvidas. Use sempre uma redação coerente e coesa, visando a compreensão;
• Informe local e data: essas informações são essenciais no modelo do documento;
• Finalize com a assinatura: finalize o documento com a assinatura do responsável pela emissão e seus dados de identificação.

Perguntas frequentes sobre ofício

Qual a diferença entre ofício e memorando?

O ofício é usado para comunicação externa entre instituições ou pessoas de fora do órgão emissor. Já o memorando é uma comunicação interna, utilizada entre setores da mesma instituição. Atualmente, o Manual de Redação da Presidência da República unificou esses formatos sob o nome de “ofício”.

O ofício precisa ser assinado fisicamente?

Não necessariamente. Com a digitalização dos processos, a assinatura eletrônica com certificado digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura física, desde que siga os padrões legais vigentes.

Quem pode emitir um ofício?

Qualquer instituição pública ou privada, autoridade competente ou representante legal pode emitir um ofício, desde que respeite a estrutura formal e os requisitos exigidos pelo documento.

Neste artigo, explicamos o que é um ofício, para que ele serve, seus principais tipos, quais dados ele deve conter e como elaborá-lo.

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