Lidar com um grande volume de documentos não é uma tarefa simples. Por isso, algumas ferramentas podem ser de grande ajuda para as empresas. Uma delas é o uso do processamento de documentos inteligente.

Neste artigo, vamos explicar o que é o processamento de documentos inteligente, quais os benefícios da sua aplicação, como ele funciona na prática e como o uso da IA faz parte desse processo?

O que é o processamento de documentos inteligente?

O processamento de documentos inteligente (IDP) visa automatizar o processo de entrada manual de dados a partir de documentos em papel ou imagens de documentos.

Aderir a esse processo pode ser útil para empresas em diversos setores, como finanças, jurídico, logístico, entre outros. Confira abaixo como é o funcionamento em cada um desses:

Finanças

O setor financeiro pode usar dessa ferramenta para automatizar vários processos. Com ele, os departamentos financeiros podem gerenciar pagamentos, extrair números de documentos financeiros e processar dados para pagamentos futuros, por exemplo.

Jurídico

As empresas do setor jurídico podem usar o IDP para analisar contratos e extrair dados de documentos legais judiciais para criar processos legais mais robustos.

Logística

Os setores de logística podem utilizar essa ferramenta para processar documentos para reduzir a chance de erro humano, ou na extração, validação e classificação de dados.

Quais os benefícios do processamento de documentos inteligente?

O processamento de documentos inteligente pode trazer diversos benefícios para as empresas. Conheça alguns:

Mais produtividade e menos custos

A automação do processamento na análise de documentos reduz os custos e aumenta a produtividade, já que elimina gargalos no trabalho e simplifica as operações.

Satisfação do cliente

Ao lidar com os documentos do cliente com mais rapidez, tarefas como integração de clientes, reservas e pagamentos que envolvam documentação se tornam mais rápidas. Com isso, os chatbots podem usar dados dos documentos do cliente para responder às perguntas de uma maneira mais personalizada.

Redução de erros

Ao lidar com a documentação manualmente, existe o risco de ocorrer erros humanos. O uso do processamento de documentos inteligente garante que todos os processos ocorram de maneira mais eficaz, reduzindo a possibilidade de falhas.

Como funciona o processamento de documentos inteligente?

O IDP conta com várias etapas. Entenda cada uma delas:

Classificação de documentos

A primeira etapa é capturar e classificar documentos. As ferramentas de processamento de documentos usam a IA para reconhecer e categorizar diferentes tipos de arquivos digitalizados.

Extração de dados

Na sequência, o sistema extrai dados relevantes dos documentos. Após a extração, o sistema também realiza a validação dos dados para garantir a precisão.

Processamento de dados

Depois, os dados extraídos são processados de acordo com sua finalidade.

Aprendizagem contínua

Uma característica fundamental dos sistemas IDP é a capacidade de aprender e melhorar com o tempo. Isso garante que o sistema permaneça eficaz mesmo após as mudanças e evoluções.

Relatórios e análises

Os sistemas IDP podem ser processados pela análise de negócios para obter insights e ajudar na tomada de decisões.

A inteligência artificial no processamento de documentos inteligente

O processamento de documentos inteligente usa tecnologias de inteligência artificial (IA), como processamento de linguagem natural (PLN), visão computacional, aprendizado de máquina (ML) e IA generativa para classificar, categorizar e extrair informações relevantes, além de validar os dados extraídos. Isso significa que, em algumas das etapas já explicadas acima, o uso da IA pode ser de grande ajuda.

Um exemplo disso, é a etapa de pré-processamento, na qual as imagens são processadas por algoritmos de OCR e IA. A classificação envolve PLN, aprendizagem não supervisionada e supervisionada, OCR e Google Vision

Outra etapa que pode ser citada é a da extração de dados, quando se usa algoritmos de IA para extrair dados relevantes dos documentos classificados.

Neste artigo, explicamos o que é o processamento de documentos inteligente, quais os benefícios da sua aplicação, como ele funciona e como o uso da IA faz parte desse processo.

Para conhecer outras ferramentas e processos que podem ajudar na gestão de documentos, acesse nosso site. Nele, você encontra diversos artigos como esse, que fala sobre o uso da IA para melhorar a gestão documental.