Lidar com documentos não é uma tarefa simples, em especial quando se trata de um grande volume de arquivos. Por isso, é fundamental ter uma equipe de profissionais focados nesse processo. O serviço de guarda de documentos possibilita que as instituições preservem arquivos e mantenham um acervo organizado, trazendo diversos benefícios para o dia a dia da empresa.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é o serviço de guarda de documentos, quais são suas principais vantagens, por que contratar uma empresa especializada para realizar esse trabalho e como avaliar essa decisão.

O que é a guarda de documentos?

A guarda de documentos compreende a categorização e armazenamento dos documentos gerados ou armazenados por uma empresa, visando garantir organização, preservação e fácil acesso ao acervo. Esse processo deve ser realizado de acordo com os critérios definidos pela classificação de documentos, determinando, dessa forma, quanto tempo cada arquivo precisa ficar guardado, onde ele deve ficar e de que forma deve ser armazenado.

 

A guarda de documentos costuma ser feita, em geral, de duas formas: eletrônica ou física. Cabe a cada empresa entender sua demanda e qual das maneiras se adequa melhor a sua realidade.

Guarda eletrônica

Uma das opções é realizar esse processo de forma digital, mantendo os arquivos em dispositivos eletrônicos, dispensando a necessidade do acervo físico, eliminando a necessidade de se armazenar documentos importantes em locais próximos para eventuais consultas.

 

Na guarda digital, a possibilidade de gerir facilmente os documentos é um ponto muito favorável. Com isso, a empresa preza pela agilidade e melhora o fluxo de tarefas, otimizando atividades.

Guarda física

 

Quando se escolhe fazer a guarda de documentos de maneira física, é necessário ter uma atenção especial à manutenção dos arquivos, com cuidado para realizar a classificação de todo o acervo e para garantir sua conservação, evitando o risco do desgaste do papel pelo tempo ou por condições inadequadas.

 

Antes de guardar os arquivos, é necessário verificar se o espaço usado pela organização para armazenar seus documentos possui as condições climáticas e de segurança necessárias para a proteção do acervo.

 

Por que realizar a guarda de documentos?

Ao ser colocado em prática, o serviço de guarda de documentos traz diversas vantagens para as empresas. Conheça algumas delas:

 

Dispensa espaço físico

O espaço físico é uma das grandes questões para a guarda de documentos. Quando esse processo é feito com documentos físicos, é preciso que haja um local adequado para o acervo. Já quando se fala em guarda digital, o espaço onde poderia funcionar um acervo se torna uma opção para outras atividades.

 

Organização

A guarda de documentos ajuda a proporcionar um acervo mais organizado para as empresas. Isso melhora muitos processos, já que otimiza buscas, que às vezes precisam ser feitas com urgência.

 

Controle de acesso

Ao manter um acervo, é importante regular quem pode acessar cada tipo de arquivo. Assuntos que possuem algum tipo de confidencialidade precisam ficar seguros, havendo o controle de quem tem acesso ou não, e a guarda de documentos proporciona exatamente isso.

 

Segurança

Existem muitos fatores que podem pôr em risco a segurança dos documentos, seja ação do tempo, quebra de confidencialidade ou perca.O bom gerenciamento ajuda a preservá-lo, já que evita desgastes muitas vezes irreversíveis nos arquivos, caso não sejam armazenados de maneira adequada, garante o controle de acesso e a boa organização deles.

 

Por que terceirizar a guarda de documentos?

 

O processo de organizar os arquivos de maneira adequada é uma tarefa que exige técnica e, por isso, é recomendado que as instituições busquem empresas especializadas em implementar a guarda de documentos seguindo metodologias e medidas de segurança.

 

Um serviço profissional de organização de documentos garante que todos os volumes sejam catalogados de forma correta e em conformidade com as normas arquivísticas, tornando todo o processo de buscas, quando necessário, mais eficiente e produtivo.

Como escolher uma empresa para realizar a guarda de documentos?

O primeiro passo para escolher quem será o responsável por realizar a guarda de documentos é avaliar as demandas e necessidades da empresa, verificar o volume de arquivos e informações que devem ser armazenadas e estudar as opções disponíveis.

 

Entender qual a necessidade da empresa vai ajudar a garantir a escolha correta. Também é importante analisar como seria a disponibilidade e as maneiras de acessar o acervo e com qual frequência essa consulta costuma ser realizada.

 

Conhecendo detalhadamente a demanda da empresa, fica mais fácil entender quem poderia atender melhor a essa necessidade e, assim, escolher onde terceirizar a guarda de documentos.

 

Neste texto, falamos sobre o que é o serviço de guarda de documentos, quais são suas principais vantagens, por que contratar uma empresa especializada para realizar esse trabalho e como avaliar essa decisão. Para saber mais sobre esse processo, continue acompanhando nossos artigos.