OCR, sigla para “Optical Character Recognition” (reconhecimento óptico de caracteres, em português), é uma tecnologia utilizada para reconhecer e extrair textos de arquivos de diferentes origens. O recurso pode trazer diversos benefícios, dinamizar processos e ajudar as empresas no desafio da guarda de documentos.

Neste artigo, vamos explicar o que é essa tecnologia, como ela funciona, qual a sua importância na guarda de documentos e seus principais benefícios. Confira!

O que é reconhecimento de caractere óptico (OCR)?

O optical character recognition (OCR), traduzido como reconhecimento óptico de caracteres, é o processo que converte uma imagem em um formato de texto legível por máquina. Exemplificando: esse documento se tornará um arquivo de imagem, sem a possibilidade de edição. Com o OCR, é possível converter a imagem em um documento de texto, com o conteúdo armazenado como dados de texto, dessa forma, tornando-o editável.

Após a digitalização, o reconhecimento óptico de caracteres também facilita a leitura de textos impressos.

Embora o mecanismo funcione bem com diversos tipos de documentos, os resultados podem variar dependendo da qualidade da imagem e da complexidade do texto.

Como surgiu o OCR?

Essa tecnologia teve início nos anos 1950. O processo de automação de dados surgiu com a antiga Agência de Segurança de Forças Armadas (AFSA), atual Agência de Segurança Nacional (NSA), nos Estados Unidos. A ideia era fazer com que informações de documentos pudessem chegar a outros locais sem ter que passar por mãos humanas, já com a ideia de segurança que o processo pode trazer.

Em 1974, Ray Kurzweil, pioneiro no estudo do setor, inventou um produto que poderia reconhecer qualquer fonte impressa e poderia ser usada para auxiliar pessoas com deficiência visual, com uma máquina que poderia ler e vocalizar o que estava escrito, fornecendo acessibilidade.

Nos anos 80, Kurzweil vendeu sua empresa para a Xerox, que tinha interesse na tecnologia para transformar textos em arquivos digitais. A partir daí, fotocopiadoras, digitalizadores e outros objetos se popularizaram e, com o tempo, evoluíram, sendo adaptadas às novas tecnologias.

Como funciona a tecnologia OCR?

Para que essa conversão funcione, a tecnologia OCR passa por algumas etapas. Entenda cada uma delas:

Aquisição de imagem

Para iniciar o processo, um scanner lê os documentos e os converte em dados binários, através da digitalização.

Pré-processamento

Na primeira etapa, a imagem ou documento passa por um processo de limpeza para melhorar a qualidade do reconhecimento. Estas são algumas das técnicas de limpeza:

Desinclinar ou inclinar ligeiramente o documento digitalizado para corrigir problemas de alinhamento durante a digitalização.
Remover manchas ou borrões de imagens digitais ou suavizar as bordas das imagens de texto.
Limpar caixas e linhas na imagem.

Reconhecimento

O software analisa a imagem e identifica padrões, convertendo os caracteres visuais em texto em um processos conhecidos como correspondência de padrões e extração de recursos.

A correspondência de padrões funciona com o isolamento de uma imagem de caractere, chamada de glifo, e a comparação dela com um glifo armazenado de forma semelhante. O reconhecimento de padrões funciona apenas se o glifo armazenado tem uma fonte e uma escala semelhantes ao glifo de entrada. Esse método funciona bem com imagens digitalizadas de documentos que foram extraídos em uma fonte conhecida.

A extração de recursos divide os glifos em recursos e os usa para encontrar a melhor correspondência. Após essa análise, o sistema converte os dados de texto extraídos em um arquivo informatizado.

Pós-processamento

Após a extração, o texto identificado é validado e, se necessário, corrigido antes de ser disponibilizado em sua versão final.

Qual a importância do OCR na gestão de documentos?

Manter o acervo de documentos de uma empresa organizado é uma missão difícil, mas muito necessária, como já explicamos neste artigo. Por isso, alguns mecanismos, como o OCR, tornam o processo mais dinâmico.

Como o OCR converte as imagens em palavras, é possível fazer pesquisas diretamente dentro do conteúdo, facilitando localizar arquivos, detectar documentos duplicados e identificar erros na organização.

Quais são os benefícios do OCR?

O uso e aplicação do OCR oferece às empresas algumas vantagens, especialmente no processo de guarda e gestão de documentos.

Texto pesquisável

Com o processo realizado, as empresas podem converter documentos novos em um arquivo totalmente pesquisável. Os arquivos também podem passar por um processamento adicional de conhecimento, já que se tornam editáveis.
Aumento da eficiência operacional

O OCR ajuda a tornar os processos mais rápidos e eficientes, evitando tarefas repetitivas e tornando mais dinâmico o dia a dia na empresa.

Redução de erros

Com a digitalização dos documentos, os riscos de falhas associadas à transcrição manual se reduzem por conta da precisão na captura de dados.
Economia de tempo

Quando ocorre o aumento da eficiência operacional, a empresa economiza tempo que seria gasto em tarefas que poderiam ser mais demoradas e automatiza processos.

Segurança

Documentos digitais gerados pelo OCR podem ser protegidos com sistemas de segurança avançados, reduzindo o risco de perda ou acesso não autorizado.

Neste artigo, explicamos o conceito do reconhecimento óptico de caracteres, como funciona sua aplicação, falamos sobre seu surgimento e seus principais benefícios. Para saber mais sobre gestão documental e os processos que a envolvem, acompanhe nosso blog!