No dia a dia de uma empresa, existe a necessidade de encontrar documentos com agilidade. Para isso,um processo importante é a indexação, que facilita as buscas dentro do banco de arquivos.

 

Neste artigo, vamos contar o que é indexação de documentos, qual a relação com a digitalização documental, a importância, os benefícios e alguns passos para que esse processo seja realizado.

 

O que é indexação de documentos?

 

A indexação de documentos é a identificação através de atributos específicos. Trata-se de uma metodologia para facilitar a localização de informações com dados descritivos.

 

Através desse mecanismo, é possível pesquisar por mais de um índice, facilitando o processo de buscas. Os campos de índice, ou campos-chave, são campos de banco de dados usados para categorizar e organizar documentos. Eles geralmente são definidos pelo usuário e podem ser usados para pesquisar e recuperar arquivos.

 

Traduzindo de forma mais simples, a indexação cria um caminho mais fácil para encontrar os documentos. Entretanto, é importante que a indexação do documento seja feita com precisão, caso contrário, será difícil recuperar o arquivo.

 

Qual é a relação entre a indexação de documentos e a digitalização?

 

A indexação é um processo feito em documentos digitalizados. Ou seja, ambos processos estão diretamente relacionados, afinal sem a digitalização não existe indexação.

 

Para que a digitalização seja de qualidade, é importante que a indexação esteja completa. Dessa maneira, é fundamental escolher bem qual o seu software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), para que seja um com capacidade de fazer a indexação de forma automática e precisa.

 

Qual a importância da indexação para a gestão documental?

 

A indexação é fundamental para uma boa gestão de documentos. Seu principal objetivo é melhorar a capacidade de pesquisar e recuperar instantaneamente as informações contidas nos documentos digitalizados.

 

À primeira vista, a indexação pode parecer sem importância, visto que o título e o conteúdo de um documento são adequados para descrevê-lo, mas na prática existem muitos fatores que reforçam a importância desse processo. Confira alguns deles:

Agrupamento

Quando são utilizados os metadados corretos, junto de uma indexação bem feita, cada documento pode ser agrupado com outros semelhantes com base nas palavras-chave usadas.

Agilidade

A indexação agiliza a capacidade de gerenciar os documentos. Isso é feito através da categorização, identificando qual documento pertence a um determinado grupo.

Organização

Outro ponto positivo da indexação é a melhora na organização de grandes volumes documentais com base em categorizações específicas.

 

Quais os benefícios da indexação de documentos?

Aderir à indexação de documentos pode trazer diversas vantagens às empresas. Conheça algumas delas:

 

Localização rápida dos documentos

Após digitalizados, os documentos devem ser indexados, tornando-se rastreáveis em um sistema. Com esse sistema, torna-se mais fácil pesquisar e recuperar os arquivos sempre que for necessário, basta apenas clicar em alguns botões.

 

Redução de custos

 

Assim como a guarda de documentos adequada e a digitalização, a indexação faz parte dos muitos processos que ajudam a reduzir custos para as empresas. Através desses processos, deixa de ser necessário um arquivo físico, com menos custos operacionais.

Quanto mais aprimorada a busca e a recuperação de documentos, menores são os custos operacionais com a guarda documental.

 

Aprimoração de processos

 

Quando as buscas de documentos e os processos relacionados a isso se tornam mais ágeis devido à indexação, os processos são otimizados.

 

Conformidade legal

 

É muito importante garantir a conformidade legal no gerenciamento das informações da empresa. Os dados contidos nos registros em papel ficam vulneráveis a acessos indevidos, perdas ou exposições. Com o software de indexação de documentos, os metadados identificados podem ser utilizados para aumentar os níveis de segurança.

 

Como os documentos digitais são indexados?

 

Existem várias maneiras de indexar documentos e arquivos digitais. Por esse motivo, o processo pode mudar de uma empresa para outra.

 

Após realizar todas as etapas de digitalização, o documento será indexado baseado no planejamento realizado previamente. Para fazer a indexação de metadados, devem ser seguidas todas as definições do decreto 10.278/20, que rege as regras e técnicas para a digitalização dos documentos públicos e privados, garantindo a validade jurídica.

 

Após a indexação, são configurados os índices, para facilitar o gerenciamento da informação, facilitando a utilização e as buscas, quando for necessário.

 

Neste artigo, explicamos o que é indexação de documentos, qual a relação com a digitalização documental, a importância, os benefícios e alguns passos para que esse processo seja realizado.

 

Para saber mais sobre a guarda documental e a digitalização de arquivos, confira nosso blog.