A auditoria é um procedimento que visa entender e avaliar se uma empresa, projeto ou processo está sendo realizado de forma adequada, respeitando as normas e regras vigentes, sejam elas internas ou de alguma legislação.

 

Neste artigo, vamos falar sobre o que é auditoria, abordar a sua importância, seus tipos, como é seu funcionamento e qual sua relação com a gestão documental. Continue lendo para entender!

O que é auditoria?

A auditoria é um procedimento com caráter avaliativo. Na prática, ela funciona como “inspeção” de algum projeto que tenha sido colocado em prática. Seu objetivo é conferir se as normas e regras do mesmo estão sendo respeitadas.

 

Existem diversas situações nas quais podem ocorrer auditorias. Isto porque, mesmo que todas tenham a mesma finalidade, existem vários tipos de auditorias.

 

Quando deve ocorrer uma auditoria?

Uma auditoria deve ser feita quando há necessidade de conferir se alguma empresa ou procedimento interno está adequado às normas vigentes. O profissional especializado deverá estudar todas as questões que envolvem o tema auditado na sua empresa. Esses dados precisam ser corretos e sempre baseados na gestão da empresa. Ela pode ser pedida internamente ou por terceiros.

 

Esse processo visa trazer segurança jurídica, estabilidade, estrutura e confiabilidade para os negócios.

Como funciona uma auditoria?

Para que a auditoria aconteça de forma adequada, algumas pessoas e elementos são fundamentais. São eles os auditores, o auditado, o cliente, as evidências e a validação. Entenda o que significa cada um deles:

 

Auditores

Os auditores são os responsáveis por fazerem a avaliação. A depender do tamanho da empresa e dos processos, pode ser necessária a contratação de uma equipe. Para fazer a avaliação, os auditores podem receber suporte de profissionais especialistas em outras áreas, de acordo com o tema da auditoria.

 

Costuma ser recomendável que as auditorias sejam feitas por mais de uma pessoa para evitar qualquer possível parcialidade. Além disso, os auditores devem ser terceirizados, também buscando manter a imparcialidade.

 

Auditado

É quem recebe a auditoria. A própria instituição em questão pode solicitar o procedimento, para verificar se seus processos estão de acordo com as normas. Nesse caso, a empresa também ocuparia a função de cliente, já que solicitou a auditoria.

 

Cliente

É quem solicitou a auditoria. Vale citar que não necessariamente o cliente da auditoria é o auditado.

 

Evidências

São os tipos de métodos aplicados quanto ao critério da avaliação. Em outras palavras, é o que os auditores precisam conferir para checar o caráter dos processos auditados. Podem ser registros, apresentação de fatos, solicitação de dados, entre outros.

As evidências podem ser qualitativas ou quantitativas.

 

Validação

É a documentação final que comprova a realização da auditoria. Ela deve conter todas as informações pertinentes, a avaliação, os membros da equipe avaliadora, o nome do auditado, o nome do cliente e as evidências utilizadas ao longo da avaliação.

 

A validação deve ficar arquivada em posse do cliente, do auditor e da equipe que realizou a auditoria.

 

Qual a importância de uma auditoria?

 

A auditoria oferece um suporte importante para as empresas. Ela prova sua importância ao evitar fraudes ou falhas legais, que podem ocasionar em sanções, diminuir os riscos, apontar os melhores caminhos e realizar uma inspeção de todas as áreas de uma empresa.

 

Quais são os tipos de auditoria?

Em geral, existem três tipos de auditoria, que atendem questões variadas. Em cada um desses tipos, as funções são diferentes.

 

Auditoria de primeira parte (auditoria interna)

Esse tipo de auditoria trata de quando se tem, dentro da organização, pessoas especializadas para realizarem esse procedimento. Geralmente, esse profissional atua na área da qualidade e deve conhecer todos os requisitos e regras internas da empresa que o contrata.

 

Auditoria de segunda parte

Esse tipo de auditoria é direcionada para terceiros. Nesse caso, o auditor deve apontar a situação empresarial, mas com um olhar crítico de fora. Solicita-se esse tipo de serviços quando clientes de uma determinada instituição querem certificar a qualidade da companhia contratada.

 

Auditoria de terceira parte

Já neste caso, trata-se da estrutura certificadora que a empresa contratará para que um auditor diga como está a atuação sobre determinada norma padrão ou não.

 

Auditoria e gestão documental: qual a relação?

 

Quando se pensa em gestão documental, automaticamente se remete à organização. Isso não está errado, mas esse processo vai além… se a documentação de uma empresa não estiver devidamente disposta, em um momento de fiscalização – como uma auditoria, por exemplo -, pode ser muito difícil encontrar os arquivos necessários, o que pode causar problemas.

 

Neste artigo, explicamos o que é auditoria, falamos sobre sua importância, seus tipos, como é seu funcionamento e qual sua relação com a gestão documental. Para entender melhor, acesse nosso blog e leia mais!