Para ajudar muitas empresas a solucionar problemas e otimizar serviços, uma boa opção pode ser o Business Process Outsourcing (BPO). Trata-se de um modelo no qual uma empresa é contratada para realizar atividades em outra instituição. Para entender melhor, continue a leitura.

 

Neste artigo, explicaremos o que é BPO, a diferença entre esse serviço e a consultoria, a assessoria e a terceirização e destacaremos alguns dos benefícios que ele traz. Vamos falar ainda sobre esse processo na gestão de documentos e para organizações públicas.

 

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

 

BPO é a sigla de Business Process Outsourcing. Essa expressão pode ser traduzida como “Terceirização de Processos de Negócios”. A partir disso, dá para entender melhor o conceito: uma empresa é contratada para realizar atividades para outras empresas. Entretanto, não se trata de um tipo de consultoria ou assessoria. Quem contrata uma empresa BPO busca especialistas que possam assumir um setor ou atividade importante.

 

Exemplos de BPO são empresas que contratam uma instituição parceira que se encarregue de cuidar de todo o jurídico, a informática, a área de contabilidade ou outros setores similares. A atividade em questão apenas não pode estar relacionada com o core business da empresa, pois essa é uma prática proibida.

 

Para prestar esse serviço, a empresa precisa possuir tecnologias adequadas, conhecimento especializado no tema em questão e processos que se integrem aos da empresa.

 

A ideia do BPO é otimizar processos, oferecendo recursos para melhorar a produtividade das empresas contratantes.

 

Essa prática pode acontecer de duas maneiras: com o contratado alocado na empresa do cliente ou em sua própria sede. Essa decisão depende de diversos critérios, como o tipo de serviço, sua importância para o negócio ou a estrutura de quem contrata e é contratado.

 

Qual a diferença entre BPO, consultoria e assessoria?

 

A consultoria funciona como um serviço de aconselhamento, que propõe um plano de ações e realiza o acompanhamento da sua aplicação, sem se envolver diretamente.

 

A assessoria presta um auxílio de cunho mais técnico e direcionado ao modelo de negócio. Age em algumas tarefas práticas, mas se restringe a um pedaço do negócio.

 

O BPO envolve estratégia, tecnologia, expertise e processos por trás de uma atividade ou de um setor inteiro.

E qual a diferença entre BPO e terceirização?

O BPO é diferente de uma terceirização normal. Isto porque terceirizar envolve, normalmente, a entrega de um serviço simples, algo pontual e específico. Já o BPO depende de um aprofundado processo de avaliação por parte do cliente, que deve mapear suas necessidades e encontrar a empresa adequada.

Quais os benefícios do BPO?

Para as empresas entenderem se vão ou não aderir ao modelo, é importante entender quais vantagens essa forma de contratação pode oferecer. Conheça algumas delas:

 

Redução de custos

O custo deste modelo é menor que a contratação de funcionários e seus salários. Além disso, normalmente o investimento em tecnologia, treinamentos e capacitação é de responsabilidade da prestadora de serviço, mais uma vez reduzindo custos.

 

Melhoria na produtividade

A contratação de uma empresa BPO afeta diretamente a produtividade dos colaboradores, pois como esse time cuida de atividades específicas, a equipe do contratante passa a ter mais disponibilidade.

Serviços especializados

Com serviços especializados de uma empresa BPO, a equipe que cuidará da atividade ou setor em questão será composta por pessoas altamente capacitadas para aquele assunto, tornando o trabalho muito qualificado.

De que forma o BPO pode ajudar na digitalização de documentos?

 

Digitalizar documentos é uma tarefa muito importante para as empresas, já que facilita o acesso dos colaboradores às informações importantes, melhora a organização e afeta diretamente a segurança. Por isso, terceirizar a gestão documental pode ser uma decisão eficaz.

 

Ao realizar o BPO na guarda documental, os arquivos podem ser monitorados por uma equipe especializada, digitalizando-os, melhorando a gestão do espaço físico e garantindo a adequação à LGPD, Lei Geral da Proteção de Dados, que determina que empresas que atuam com dados e informações devem seguir as normas de segurança jurídica.

 

Como o BPO pode ajudar as organizações públicas?

Quando falamos sobre empresas, muitas pessoas pensam automaticamente em instituições privadas. Porém, estes benefícios também valem para organizações públicas. Nesse caso, documentos organizados com metodologias e cuidado, digitalizações feitas em conformidade com a lei, guarda de documentos em local adequado, software para gestão e acompanhamento de processos, entre outros, são algumas das vantagens que mostram como o BPO pode auxiliar a gestão pública.

 

Neste artigo, contamos o que é BPO, explicamos a diferença entre esse serviço e a consultoria, a assessoria e a terceirização, e destacamos alguns dos benefícios que ele traz. Falamos também sobre como esse modelo funciona na gestão de documentos e em organizações públicas.

 

Produzimos também um artigo sobre as vantagens de se contratar uma empresa especializada em gestão de documentos. Leia o artigo e entenda as vantagens de se adotar o trabalho de BPO na organização de documentos!